Le coût comprend l’acquisition ou la location du terminal de paiement électronique (TPE), les communications et les commissions par opération.

Il existe trois types de TPE.

• Fixe : il est installé près de la caisse, ou au comptoir, et branché à une prise électrique. Il peut être connecté à Internet ou sur la ligne téléphonique. Coût : entre 150 et 400 euros .
• Mobile, pour payer ailleurs qu’à la caisse, à la table par exemple dans un restaurant. Il comprend un socle fixe qui sert de recharge électrique et une partie mobile (« pinpad ») qui peut être éloignée à plusieurs mètres de la base. Coût : entre 150 et 250 euros.
• Itinérant : c’est un TPE muni d'une puce GPRS pour les professionnels nomades (marchands ambulants, coiffeurs à domicile, artisans taxis, etc.). Coût : entre 400 et 600 euros

Si vous n’êtes pas encore équipé, le chargé de clientèle bancaire établira une simulation et vous remettra une proposition établie selon la formule que vous aurez choisie.

Vous pouvez également transformer votre téléphone en TPE, pour éviter par exemple de nombreux allers-retours à la caisse. Après souscription du service auprès de votre banque, installez l’application sur votre téléphone. Selon les cas, un lecteur de carte (connecté au smartphone par Bluetooth) ou un petit boitier connecté au smartphone permet l’insertion de la carte de votre client et la saisie de son code confidentiel. Le ticket CB est dématérialisé : le titulaire de la carte le reçoit par un message électronique
 

Le paiement « sans contact », autorisé jusqu’à 50 euros (nouveau plafond mis en place depuis le 11 mai 2020), évite au client de saisir son code confidentiel. Il permet de réduire la durée de la transaction, d’écourter les files d’attente en caisse et de fluidifier les achats, ce qui améliore la satisfaction de vos clients. C’est aussi un moyen de simplifier et sécuriser vos encaissements pour de petits montants : en manipulant moins d’espèces, vous prenez notamment moins de risques de perte et de vol. Enfin, il permet de donner à votre entreprise une image de modernité et d’innovation. 

Pour le proposer, il suffit que votre terminal de paiment électronique (TPE) soit équipé de la fonctionnalité sans contact : les TPE proposés sont souvent compatibles par défaut. Vous saisissez le montant de l’achat, et votre client approche sa carte (ou son téléphone). Un bip sonore retentit et un ticket de paiement est édité.

Au-delà d’un certain montant cumulé de paiements sans contact (différent selon les banques, mais généralement compris entre 80 et 150 euros), le TPE demandera à votre client de saisir son code confidentiel. 

Au-delà de 50 euros, vos clients peuvent payer en mode sans contact avec leur téléphone. Dans ce cas, ils doivent préalablement s’authentifier sur leur téléphone. Pour finaliser le paiement, ils passent ensuite leur téléphone mobile devant votre TPE.
 

Lancé en 2018, le virement instantané est un moyen de paiement en euros qui permet de transférer de l’argent sur un autre compte bancaire en moins de dix secondes. Il apporte donc une garantie de paiement pour le bénéficiaire puisque les fonds arrivent instantanément sur son compte.

Disponible 24 h / 24 et 7 j / 7, ce service permet aux commerçants de toute taille d’accepter des paiements en alternative à la carte de paiement ou au chèque. Idéal, notamment, pour  un artisan ou une profession libérale : le professionnel qui se déplace chez un particulier peut accepter un virement instantané sans matériel particulier.

Dans l’autre sens, le virement instantané peut aussi être utilisé en décaissement pour améliorer l’expérience client, dans le cas d’un remboursement ou du versement d’une indemnité d’assurance par exemple, et pour le règlement des fournisseurs.

Toutes les banques ne le proposent pas encore : renseignez-vous en amont auprès de votre établissement
 

La règlementation européenne, dite DSP2 (deuxième directive européenne sur les services de paiement), prévoit que les paiements par carte sur Internet doivent désormais faire l’objet d’une authentification forte du payeur de façon quasi systématique.

Jusqu’à présent, les professionnels qui acceptent des paiements par carte en ligne pouvaient recourir à un paiement sécurisé en choisissant d’activer le protocole 3D-Secure : ce mode d’activation à la main du bénéficiaire n’est plus autorisé par la loi. Ils doivent désormais, sauf exemption, recourir systématiquement à une authentification forte via 3D-Secure, et ce à chaque paiement accepté sur Internet.
Les exemptions concernent quatre cas de figure : 

• bénéficiaire de confiance ;
• opérations récurrentes, d’un montant et d’une périodicité fixes ;
• opération de faible valeur unitaire (moins de 30 euros) ;
• opération à risque limité : c’est-à-dire lorsque les paramètres de la transaction correspondent aux habitudes de paiement du porteur (achat depuis son terminal habituel, adresse de livraison connue, nature de l’achat, montant, etc.).

 Le choix d’accorder ou non une exemption revient, in fine, à la banque émettrice de la carte de paiement.

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public, quelle que soit leur taille, doivent transmettre leurs factures sous format électronique. De même, toutes les entités publiques de l’Union européenne sont tenues d’accepter les factures électroniques qui leur sont adressées. En France, cela se fait via la plateforme Chorus Pro, portail unique pour adresser toutes les entités publiques.

Par ailleurs, la loi de finances 2020 généralise cette exigence au secteur privé, puisque toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique au 1er juillet 2024. Une obligation d’émettre les factures par voie électronique ainsi que certaines de leurs données à l’administration fiscale s’imposera également aux entreprises de manière progressive entre 2024 et 2026. 

Une facture électronique est une facture créée, émise et reçue sous forme électronique.

On distingue trois types de factures électroniques :

• Les factures « au format structuré », composées uniquement de données structurées suivant une norme convenue entre les parties pour satisfaire aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé).
• Les factures « au format non structuré », dont la présentation reprend celle des factures papier. Les exemples les plus courants sont les factures au format PDF et, plus rarement, celles aux formats image (JPEG) ou HTML (dans une page WEB ou un courriel). Elles peuvent être transmises par messagerie ou déposées sur des portails (avec une éventuelle saisie manuelle en complément).
• Les factures « au format hybride », plus récentes, qui se présentent comme un mix des deux précédentes. Ces factures sont constituées d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée.

Depuis 2017, il existe une norme sémantique publiée par l’Union européenne qui s’applique aux données essentielles de facture électronique structurée, la norme EN16931, que toute entité publique de l’Union européenne se doit d’accepter pour les factures électroniques B2G ((business-to-government). Cette norme a vocation à servir de référence aussi pour les factures électronique B2B (business-to-business), tant pour les factures structurées que pour les données essentielles des factures hybrides.

Il existe aussi des pratiques qui consistent à numériser des factures papier reçues, afin de les traiter de façon dématérialisée (extraction de données pour saisie comptable, rapprochement automatique, circuit de validation, etc.). Bien que le traitement de ces factures soit dématérialisé, il ne s’agit pas de factures électroniques au sens de la réglementation puisqu’elles n’ont pas été émises sous cette forme. Il existe toutefois, depuis 2017, des dispositions réglementaires selon lesquelles les pièces produites par la numérisation de tout ou partie de ces factures peuvent avoir valeur de preuves – sous réserve que les copies soient fidèles et durables – de la transaction commerciale en cas de contrôle par l’administration fiscale.

La règlementation fiscale des factures est définie à l’article 289 du Code général des impôts.

• Celui-ci décrit les cas dans lesquels une facture doit être émise. Cela concerne la livraison de biens, mais aussi le versement d’acomptes avant facturation.
• Il précise que les factures peuvent être émises par le fournisseur ou par un tiers à qui il aurait donné mandat, ce qui est par exemple le cas lorsque les factures sont imprimées par un tiers, ou lorsqu’elles sont créées par une plateforme de facturation électronique.
• Les factures doivent être établies dès la livraison de biens ou services, car elle détermine la TVA à collecter par l’administration fiscale. La facturation périodique est toutefois admise, au maximum sur une base mensuelle civile.
• Tout document qui modifie une facture est considéré comme une facture, et relève donc des mêmes obligations. C’est ainsi le cas des avoirs par exemple.

Une facture comprend :

• des informations génériques : mentions obligatoires fiscales ou réglementaires (détaillées dans le Bulletin officiel des finances publiques - Impôts du 25 septembre 2019 – BOI-TVA-DECLA-30-20-20, ou relevant du droit commercial) telles que le numéro chronologique, la date d’émission, les dénominations, les identifiants et adresse du fournisseur et du client, voire de certains tiers, l’adresse de livraison, les totaux et le détail de la TVA, la mention des délais de paiement, etc. ;
• des informations spécifiques à la transaction : numéros des bons de commande et de livraison, numéro de contrat, détail des lignes avec TVA applicable, prix unitaires, quantités remises et charges, etc.

Les factures électroniques sont des factures émises et reçues sous forme électronique (directive 2006/112/UE modifiée par la directive 2010/45/UE, transposée en 2013 en France).

Les principaux bénéfices liés au passage à la facturation électronique pour les TPE-PME sont :

• Une réduction des coûts de traitement ;
• une accélération du processus et ainsi un meilleur respect des délais de paiement ;
• une traçabilité accrue grâce au partage des statuts de traitement, facilitant ainsi l’obtention d’une piste d’audit fiable (PAF) ;
• de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie (paiements anticipés, refinancement, prévisions, escompte dynamique) ;
• une mise en conformité avec la réglementation fiscale.
• une préparation aux obligations réglementaires à venir de e-invoicing et e-reporting

Enfin, au regard de l’administration fiscale, la facture constitue un document fondamental justificatif de la collecte de TVA pour le fournisseur et de sa déductibilité pour le client. En satisfaisant aux obligations d’archivage des factures et pièces justificatives afférentes, le passage à la facture électronique est souvent synonyme de mise en conformité, tant avec la réglementation fiscale actuelle qu’avec celle à venir. Celle-ci exigera en effet, à partir de 2024, une généralisation de la facturation électronique entre entreprises, ainsi que la déclaration en temps réel, voire préalable, des données associées à envoyer à l’administration fiscale.