La facturation électronique

Depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public, quelle que soit leur taille, doivent transmettre leurs factures sous format électronique. De même, toutes les entités publiques de l’Union européenne sont tenues d’accepter les factures électroniques qui leur sont adressées. En France, cela se fait via la plateforme Chorus Pro, portail unique pour adresser toutes les entités publiques.

Par ailleurs, la loi de finances 2020 vise à généraliser cette exigence au secteur privé, puisque toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique. Dans son communiqué de presse du 28 juillet 2023, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) a annoncé que la généralisation de la facture électronique, initialement prévue au 1^er juillet 2024, est reportée au-delà de 2024, afin donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.

Qu’entend-on par facture électronique ?

Une facture électronique est une facture créée, émise et reçue sous forme électronique.

On distingue trois types de factures électroniques :

1. les factures « au format structuré », composées uniquement de données structurées suivant une norme convenue entre les parties pour satisfaire aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé) ;
2. les factures « au format non structuré », dont la présentation reprend celle des factures papier. Les exemples les plus courants sont les factures au format PDF et, plus rarement, celles aux formats image (JPEG) ou HTML (dans une page WEB ou un courriel). Elles peuvent être transmises par messagerie ou déposées sur des portails (avec une éventuelle saisie manuelle en complément) ;
3. les factures « au format hybride », plus récentes, qui se présentent comme un mix des deux précédentes. Ces factures sont constituées d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée.

Depuis 2017, il existe une norme sémantique publiée par l’Union européenne qui s’applique aux données essentielles de facture électronique structurée, la norme EN16931, que toute entité publique de l’Union européenne se doit d’accepter pour les factures électroniques B2G (business-to-government). Cette norme a vocation à servir de référence aussi pour les factures électronique B2B (business-to-business), tant pour les factures structurées que pour les données essentielles des factures hybrides.

Il existe aussi des pratiques qui consistent à numériser des factures papier reçues, afin de les traiter de façon dématérialisée (extraction de données pour saisie comptable, rapprochement automatique, circuit de validation, etc.). Bien que le traitement de ces factures soit dématérialisé, il ne s’agit pas de factures électroniques au sens de la réglementation puisqu’elles n’ont pas été émises sous cette forme. Il existe toutefois, depuis 2017, des dispositions réglementaires selon lesquelles les pièces produites par la numérisation de tout ou partie de ces factures peuvent avoir valeur de preuves – sous réserve que les copies soient fidèles et durables – de la transaction commerciale en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Quels bénéfices pour mon entreprise ?

Les principaux bénéfices liés au passage à la facturation électronique pour les TPE-PME sont :

• une réduction des coûts de traitement ;
• une accélération du processus et ainsi un meilleur respect des délais de paiement ;
• une traçabilité accrue grâce au partage des statuts de traitement, facilitant ainsi l’obtention d’une piste d’audit fiable (PAF) ;
• de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie (paiements anticipés, refinancement, prévisions, escompte dynamique) ;
• une mise en conformité avec la réglementation fiscale ;
• une préparation aux obligations réglementaires à venir de e-invoicing et e-reporting.

Enfin, au regard de l’administration fiscale, la facture constitue un document fondamental justificatif de la collecte de TVA pour le fournisseur et de sa déductibilité pour le client. En satisfaisant aux obligations d’archivage des factures et pièces justificatives afférentes, le passage à la facture électronique est souvent synonyme de mise en conformité, tant avec la réglementation fiscale actuelle qu’avec celle à venir. Celle-ci exigera en effet, à partir de 2024, une généralisation de la facturation électronique entre entreprises, ainsi que la déclaration en temps réel, voire préalable, des données associées à envoyer à l’administration fiscale.

Quel type de facture électronique privilégier ?

Comme exposé ci-dessus, il existe différents types et formats de factures électroniques. Si elles contiennent toutes un cœur de données communes, elles présentent aussi une grande diversité en matière d’informations additionnelles et de présentation.

Si les factures électroniques non structurées sont plus simples à émettre, leur usage est néanmoins déconseillé pour diverses raisons. Entre autres, elles nécessitent une extraction de données de la part des clients et sont ainsi un frein à l’optimisation des traitements. En outre, si elles ne sont pas transmises via une messagerie sécurisée, elles peuvent être rejetées par les filtres anti-spam de l’entreprise cliente ou bien encore délivrées à un mauvais destinataire.

Malgré quelques contraintes, les deux types de factures à privilégier sont les factures structurées et les factures hybrides.

En ce qui concerne les factures électroniques structurées ou hybrides, elles nécessitent souvent une phase préalable d’alignement, d’ajustement et de test entre les contreparties. En effet, chaque couple client-fournisseur a ses propres spécificités, dictées plus généralement par les clients donneurs d’ordre. Il en résulte des coûts de gestion de projet et des investissements informatiques, d’autant plus rapidement amortis que le volume de données échangées est significatif.

C’est pourquoi l’Union européenne a créé la norme EN16931, qui permet aux entreprises qui l’adoptent de réduire fortement leurs coûts de gestion de projet et de mutualiser leurs investissements informatiques. Dans le cadre des échanges se limitant aux données essentielles courantes d’une facture, il est ainsi fortement recommandé de suivre cette norme.

Les factures hybrides bénéficient quant à elles du standard Factur-X, qui permet aux entreprises de préserver la richesse d’information de leurs factures ainsi que leur présentation, puisqu’il combine le format PDF pour l’aspect visuel et les données essentielles structurées à la norme EN16931 pour un traitement automatisé. Plus facile à mette en œuvre, Factur-X est particulièrement adapté aux capacités des TPE-PME et a de ce fait vocation à remplacer les factures aux formats PDF « simple », JPEG ou encore papier. 

Quels sont les solutions et canaux d’échange à ma disposition ?

Les factures émises à destination du secteur public doivent obligatoirement l’être via la plateforme Chorus Pro. Ce portail mutualisé, mis à disposition gratuitement par l’État, permet de disposer d’une date certifiée de dépôt et de statuts d’avancement de traitement.

Dans le cadre de la mise en œuvre des dispositions de la loi de finances 2020 relative à la facturation électronique, les assujettis pourront choisir d’émettre et recevoir leurs factures directement sur le Portail Public de Facturation Chorus Pro, ou bien de recourir à des Plateformes Dématérialisées Partenaires immatriculées auprès de l’administration et régulièrement auditées. De nombreux prestataires de services proposent ainsi des solutions de traitement collaboratif de la facturation électronique, qui évolueront prochainement afin de répondre aux nouvelles exigences fiscales. Ces solutions permettent de structurer les échanges avec les contreparties économiques, dans le respect de la réglementation en vigueur, et potentiellement de celle à venir. La plupart d’entre elles sont interopérables, y compris avec des plateformes nationales comme Chorus Pro, ou bien intègrent le protocole CEF e-delivery ou d’autres initiatives de « réseau de réseaux ».

Le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) a ainsi publié une Charte d’interopérabilité qui définit les bonnes pratiques entre émetteurs, destinataires et leurs prestataires éventuels, pour un échange sécurisé de factures électroniques, conforme aux exigences réglementaires et respectueux du choix de chaque entreprise quant à la solution qu’elle souhaite mettre en œuvre.

Enfin, un nouveau message, appelé « Request-to-pay » (RTP), permettra bientôt aux fournisseurs d’envoyer à leurs clients une demande de paiement assortie d’une facture, et de suivre les étapes du processus, de l’acceptation jusqu’au paiement.

Quels points de vigilance dois-je observer lors du choix de ma solution ?

En pratique, pour les factures structurées ou hybrides, les problématiques de format et de réseau d’échange sont prises en charge par les prestataires de services ou les éditeurs de logiciels. Lors du choix de la solution de facturation électronique, il convient néanmoins de :

• vérifier les formats de facture supportés ;
• vérifier la profondeur du réseau couvert, c’est-à-dire le nombre de partenaires économiques qui peuvent être atteints, soit directement, soit par interopérabilité ;
• porter une attention particulière à la sécurité des échanges, et plus particulièrement à l’identification des partenaires commerciaux (Qui vérifie que les destinataires des factures sont bien les bons ? Comment ?) et à la confidentialité des protocoles d’échange entre prestataires de services ;
• s’assurer que la solution respecte la réglementation en cours et celle à venir (notamment en ce qui concerne les dispositions relatives à la non modification de l’original fiscal dans l’échange, et à sa conservation) ;
• veiller à ce que la solution permette bien un partage des statuts de traitement entre les différents portails d’acheteurs.
• s’assurer que la solution sera bien immatriculée auprès de l’administration en tant que Plateforme Dématérialisée Partenaire ou a minima connectée en amont en émission ou en aval en réception du Portail Public de Facturation (ChorusPro).

En ce qui concerne les factures non structurées, si leur émission sous forme de simple PDF par courriel apparaît comme une solution pratique et pragmatique, elle ne permet pas en revanche de réelle optimisation ou accélération du traitement. Elle ne garantit pas non plus la bonne réception des factures. C’est pourquoi il est fortement recommandé

1. de basculer ces factures PDF au format Factur-X ou directement au format structuré suivant la norme EN16931 ;
2. pour les entreprises qui privilégieraient dans un premier temps le format non structuré, d’être vigilant quant à la sécurité des échanges, par exemple en utilisant des accusés de réception.

Enfin, la facture électronique doit ainsi permettre une automatisation de bout en bout qui permet d’articuler la digitalisation de la facture avec la digitalisation du paiement à l’aide de moyens de paiement performants et entièrement dématérialisés comme le virement référencé (normal ou instantané). Ce référencement du virement assure une réconciliation avec sa facture d’origine et permet même un lettrage totalement automatisé. Cette articulation et cette automatisation de bout en bout constituent un enjeu majeur et, à cet égard, la RTP est justement là pour combler cette absence d’articulation automatique entre l’accord sur la facture et le paiement numérique lui-même.

De ce fait : 

• la facturation électronique, sa transmission et son suivi au travers de statuts partagés avec un archivage probant ;
• le paiement digital référencé avec des règles de consentement et de déclenchement automatisé ;
• la réconciliation et son lettrage en back-office grâce au référencement entre la facture et son paiement...

…sont autant de conditions que la solution devra satisfaire pour garantir une automatisation de bout en bout complète et sécurisée.

Pour en savoir plus :

• le site du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE)
• la documentation et l’offre d’accompagnement à l’utilisation de la plateforme Chorus Pro disponibles sur le site de la communauté Chorus Pro

L’exécution des paiements, leur suivi et leur comptabilisation sont des étapes clés de la facturation. De fait, les experts comptables et les établissements financiers sont aussi des interlocuteurs en mesure de vous procurer un accompagnement.