La facturation électronique : quelles implications pour les TPE-PME ?

La facturation électronique : quelles implications pour les TPE-PME ?

 

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public, quelle que soit leur taille, doivent transmettre leurs factures sous format électronique. De même, toutes les entités publiques de l’Union européenne sont tenues d’accepter les factures électroniques qui leur sont adressées. En France, cela se fait via la plateforme Chorus Pro, portail unique pour adresser toutes les entités publiques.

Par ailleurs, la loi de finances 2020 généralise cette exigence au secteur privé, puisque toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique au 1er janvier 2023. Une obligation d’émettre les factures par voie électronique ainsi que certaines de leurs données à l’administration fiscale s’imposera également aux entreprises de manière progressive entre 2023 et 2025. 

 

Qu’entend-on par facture électronique ?

Une facture électronique est une facture créée, émise et reçue sous forme électronique.

On distingue trois types de factures électroniques :

  • Les factures « au format structuré », composées uniquement de données structurées suivant une norme convenue entre les parties pour satisfaire aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé).
  • Les factures « au format non structuré », dont la présentation reprend celle des factures papier. Les exemples les plus courants sont les factures au format PDF et, plus rarement, celles aux formats image (JPEG) ou HTML (dans une page WEB ou un courriel). Elles peuvent être transmises par messagerie ou déposées sur des portails (avec une éventuelle saisie manuelle en complément).
  • Les factures « au format hybride », plus récentes, qui se présentent comme un mix des deux précédentes. Ces factures sont constituées d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée.

Depuis 2017, il existe une norme sémantique publiée par l’Union européenne qui s’applique aux données essentielles de facture électronique structurée, la norme EN16931, que toute entité publique de l’Union européenne se doit d’accepter pour les factures électroniques B2G ((business-to-government). Cette norme a vocation à servir de référence aussi pour les factures électronique B2B (business-to-business), tant pour les factures structurées que pour les données essentielles des factures hybrides.

Il existe aussi des pratiques qui consistent à numériser des factures papier reçues, afin de les traiter de façon dématérialisée (extraction de données pour saisie comptable, rapprochement automatique, circuit de validation, etc.). Bien que le traitement de ces factures soit dématérialisé, il ne s’agit pas de factures électroniques au sens de la réglementation puisqu’elles n’ont pas été émises sous cette forme. Il existe toutefois, depuis 2017, des dispositions réglementaires selon lesquelles les pièces produites par la numérisation de tout ou partie de ces factures peuvent avoir valeur de preuves – sous réserve que les copies soient fidèles et durables – de la transaction commerciale en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Qu’est-ce qu’une facture ?

La règlementation fiscale des factures est définie à l’article 289 du Code général des impôts.

  • Celui-ci décrit les cas dans lesquels une facture doit être émise. Cela concerne la livraison de biens, mais aussi le versement d’acomptes avant facturation.
  • Il précise que les factures peuvent être émises par le fournisseur ou par un tiers à qui il aurait donné mandat, ce qui est par exemple le cas lorsque les factures sont imprimées par un tiers, ou lorsqu’elles sont créées par une plateforme de facturation électronique.
  • Les factures doivent être établies dès la livraison de biens ou services, car elle détermine la TVA à collecter par l’administration fiscale. La facturation périodique est toutefois admise, au maximum sur une base mensuelle civile.
  • Tout document qui modifie une facture est considéré comme une facture, et relève donc des mêmes obligations. C’est ainsi le cas des avoirs par exemple.

Une facture comprend :

  • des informations génériques : mentions obligatoires fiscales ou réglementaires (détaillées dans le Bulletin officiel des finances publiques - Impôts du 25 septembre 2019 – BOI-TVA-DECLA-30-20-20, ou relevant du droit commercial) telles que le numéro chronologique, la date d’émission, les dénominations, les identifiants et adresse du fournisseur et du client, voire de certains tiers, l’adresse de livraison, les totaux et le détail de la TVA, la mention des délais de paiement, etc. ;
  • des informations spécifiques à la transaction : numéros des bons de commande et de livraison, numéro de contrat, détail des lignes avec TVA applicable, prix unitaires, quantités remises et charges, etc.

Les factures électroniques sont des factures émises et reçues sous forme électronique (directive 2006/112/UE modifiée par la directive 2010/45/UE, transposée en 2013 en France).

Les trois modes pour une facture conforme

Article 289 du Code général des impôts

 

Les assujettis doivent être en mesure de garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture durant toute de la période de conservation. L’alinéa VII de l’article 289-5 définit les conditions selon lesquelles ces dispositions s’appliquent, de manière plus ou moins restrictive selon le type de facture :

  • Pour toutes les factures, électroniques ET papier : mise en œuvre de contrôles documentés et permanents permettant d‘établir une traçabilité entre la facture émise et la livraison de biens ou prestation de services qui en est l’objet. C’est ce qui est appelé la voie de la piste d’audit fiable (PAF).
  • Pour les factures électroniques, structurées ou non : mise en œuvre d’une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat qualifié ou bien de niveau RGS** (ce qui correspond à un cachet électronique qualifié). Le Bulletin officiel des finances publiques - Impôts correspondant impose au destinataire la vérification de la signature électronique et de la validité de son certificat électronique, y compris s’il n’est pas d’un niveau suffisant. En cas d’utilisation de ce mode pour des factures électroniques structurées, l’obligation de présenter une version lisible demeure. C’est ce qui est appelé la voie de la signature électronique.
  • Pour les factures électroniques sous forme structurée (suivant une norme convenues entre les parties) : mise en œuvre de procédures définies par décret, qui imposent pour l’émetteur et le destinataire un contrôle systématique de présence des mentions obligatoires, tenue d’un fichier des partenaires (c’est-à-dire d’un annuaire des relations d’échanges, doté de fonctions d’historique et d’archivage), la tenue d’une liste récapitulative chronologique et archivée des échanges (journal des émissions et des réceptions, listant le cas échéant les erreurs en réception), et enfin, obligation de pouvoir présenter une version lisible pour un auditeur, sur la durée de conservation des factures. C’est ce qui est appelé communément le mode « EDI » (échange de données informatisé).
Numérisation des factures et pièces jointes

Depuis janvier 2016, il est possible de numériser les pièces jointes constitutives de la piste d’audit fiable (PAF).

Depuis 2017, il est aussi possible de numériser les factures émises sous forme papier dans le cadre d’une copie conforme et fidèle à l’orignal papier. Cela implique :

  • que la numérisation conserve les couleurs si elles sont signifiantes (par exemple pour des montants négatifs) ;
  • qu’aucun traitement d‘image ne soit effectué ;
  • que le résultat soit un fichier PDF ou PDF/A (norme adaptée à l’archivage électronique) ;
  • et qu’il soit sécurisé et horodaté (source d’horloge interne) soit par scellement via un cachet serveur ou une signature électronique de niveau RGS* minimum (le certificat logiciel suffit), soit par une empreinte numérique.

À noter que la pratique consistant pour un fournisseur à imprimer et envoyer au format papier une facture créée sur ordinateur fait de cette représentation électronique initiale une copie électronique valable pour l’émetteur ; si cette possibilité existe depuis des années (double électronique), elle relève désormais de ce cadre réglementaire.

Contrôle transactionnel continu (CTC) et clearance

Le contrôle transactionnel continu (CTC) consiste pour un État à imposer une obligation de déclaration en temps réel – c’est-à-dire simultanément à l’émission des factures – des éléments de TVA afférents. Dans certains pays, les éléments essentiels de la facture doivent également être pré-validés par l’administration fiscale avant envoi aux clients (dans le cadre B2B – business-to-business –, voire B2C – business-to-customer) : on parle alors de « clearance ». Il arrive même que la plateforme nationale en charge de cette clearance assure aussi la transmission des factures au client final, comme c’est le cas en Italie depuis 2019.

 

Il s’agit là d’un mouvement mondial de grande ampleur : parti d’Amérique du Sud et du Mexique, il a gagné l’Europe (Espagne, Portugal, Grèce, Hongrie), ainsi que d’autres pays comme la Turquie ou l’Inde. La France s’y prépare, puisque l’article 153 de la loi de finances 2020 prévoit la mise en œuvre de cette pratique dès 2023.

Un rapport de faisabilité a été remis au Parlement fin 2020 afin de préparer son déploiement, sur un modèle mêlant clearance (e-invoicing) et CTC
(e-reporting) pour disposer aussi d’une pré-déclaration de TVA issue des échanges de factures.
 

 

Quels bénéfices pour mon entreprise ?

Les principaux bénéfices liés au passage à la facturation électronique pour les TPE-PME sont :

  • une réduction des coûts de traitement ;
  • une accélération du processus et ainsi un meilleur respect des délais de paiement ;
  • une traçabilité accrue grâce au partage des statuts de traitement, facilitant ainsi l’obtention d’une piste d’audit fiable (PAF) ;
  • de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie (paiements anticipés, refinancement, prévisions, escompte dynamique) ;
  • une facilitation de la mise en conformité avec la réglementation fiscale.

L’automatisation du traitement de la facture, inhérente à l’usage des formats structuré ou hybride, permet ainsi à l’entreprise cliente de réduire ses coûts de traitement manuel lors des phases de comptabilisation et de validation.La diminution des délais de traitement qui s’ensuit bénéficie à l’entreprise fournisseur qui, potentiellement, sera alors payée dans de meilleurs délais.Par ailleurs, le passage à la facture électronique s’accompagne souvent d’un partage du suivi des étapes de traitement. Le fournisseur dispose ainsi d’un accès aux statuts d’avancement du client, ce qui lui permet d’anticiper les éventuels litiges, facilitant ainsi son refinancement, voire d’ouvrir sur de l’escompte dynamique (paiement anticipé contre remise dépendant du temps restant jusqu’à la date d’échéance). En sus, cela facilite la réconciliation entre facture et paiement.

Enfin, au regard de l’administration fiscale, la facture constitue un document fondamental justificatif de la collecte de TVA pour le fournisseur et de sa déductibilité pour le client. En satisfaisant aux obligations d’archivage des factures et pièces justificatives afférentes, le passage à la facture électronique est souvent synonyme de mise en conformité, tant avec la réglementation fiscale actuelle qu’avec celle à venir. Celle-ci exigera en effet, à partir de 2023, une généralisation de la facturation électronique entre entreprises, ainsi que la déclaration en temps réel, voire préalable, des données associées à envoyer à l’administration fiscale.

Besoin en fonds de roulement (BFR) , facture électronique et partage de statuts

Qu’est-ce que le besoin en fonds de roulement ?

 

Littéralement, le BFR est la mesure des ressources financières mobilisées par une entreprise pour couvrir les besoins de liquidité résultant des décalages des flux de trésorerie entrants et sortants correspondant aux décaissements (dépenses et recettes d'exploitation nécessaires à la production) et aux encaissements (commercialisation des biens et services) liés à son activité.

 

Connaître et maîtriser son BFR en continu est une préoccupation quotidienne de l’entreprise, à plusieurs titres : de sa bonne gestion dépend sa capacité à gérer au mieux son besoin ou sa capacité de trésorerie, à obtenir des financements adéquats et justifiés (pour prévenir d’éventuelles situations d’illiquidité), ou encore à optimiser l’allocation de ses excédents de trésorerie.

 

La facture électronique, quelle valeur ajoutée pour le BFR ?

 

La digitalisation de l’échange et du traitement de la facture permet une automatisation des processus, et donc une fiabilisation des factures entrantes et sortantes. Elle doit également concourir à la réduction des délais de paiement par une optimisation et donc une accélération du traitement de la facturation.

 

L'échange des statuts de traitement de ces factures permet d'assurer une traçabilité et une remontée en quasi-temps réel des informations suivantes :

  • La facture est-elle bien reçue ?
  • Y a-t-il des litiges éventuels ? (pour pouvoir les traiter plus rapidement)
  • Le bon à payer a-t-il été délivré ?

Bref, la fiabilisation de l'échéancier de trésorerie permet d'optimiser le décaissement (choisir le bon moment) et l’encaissement (en l’anticipant ou en le finançant).

 

En synthèse :

 

Pour maximiser les bénéfices, notamment en matière de gestion de trésorerie – et donc du BFR –, clients et fournisseurs doivent mener une action collaborative de leurs factures et partager les statuts de traitement de celles-ci. 

 

Cette vision commune du processus trouve un premier exemple avec le partage de statuts Chorus Pro, mais également au travers de quelques initiatives prises par les opérateurs au niveau européen, comme par exemple la Request-to-pay (cf. infra).

 

Quel type de facture électronique privilégier ?

Comme exposé ci-dessus, il existe différents types et formats de factures électroniques. Si elles contiennent toutes un cœur de données communes, elles présentent aussi une grande diversité en matière d’informations additionnelles et de présentation.

Si les factures électroniques non structurées sont plus simples à émettre, leur usage est néanmoins déconseillé pour diverses raisons. Entre autres, elles nécessitent une extraction de données de la part des clients et sont ainsi un frein à l’optimisation des traitements. En outre, si elles ne sont pas transmises via une messagerie sécurisée, elles peuvent être rejetées par les filtres anti-spam de l’entreprise cliente ou bien encore délivrées à un mauvais destinataire.

Malgré quelques contraintes, les deux types de factures à privilégier sont les factures structurées et les factures hybrides.

En ce qui concerne les factures électroniques structurées ou hybrides, elles nécessitent souvent une phase préalable d’alignement, d’ajustement et de test entre les contreparties. En effet, chaque couple client-fournisseur a ses propres spécificités, dictées plus généralement par les clients donneurs d’ordre. Il en résulte des coûts de gestion de projet et des investissements informatiques, d’autant plus rapidement amortis que le volume de données échangées est significatif.

C’est pourquoi l’Union européenne a créé la norme EN16931, qui permet aux entreprises qui l’adoptent de réduire fortement leurs coûts de gestion de projet et de mutualiser leurs investissements informatiques. Dans le cadre des échanges se limitant aux données essentielles courantes d’une facture, il est ainsi fortement recommandé de suivre cette norme.

Les factures hybrides bénéficient quant à elles du standard Factur-X, qui permet aux entreprises de préserver la richesse d’information de leurs factures ainsi que leur présentation, puisqu’il combine le format PDF pour l’aspect visuel et les données essentielles structurées à la norme EN16931 pour un traitement automatisé. Plus facile à mette en œuvre, Factur-X est particulièrement adapté aux capacités des TPE-PME et a de ce fait vocation à remplacer les factures aux formats PDF 
« simple », JPEG ou encore papier. 

Norme européenne sémantique de la facture électronique – EN16931

Dans le cadre de la directive 2014/55/EU, la Commission européenne a publié en octobre 2019 une norme sémantique composée des données
« essentielles » d’une facture sous forme structurée. 

 

Cette norme, codifiée EN16931, a été amendée au mois de novembre de la même année.
Il a aussi été spécifié comment cette norme devait être mise en œuvre dans trois syntaxes, à savoir UBL (XML), UN/CEFACT SCRDM CII XML et UN/CEFACT SCRDM EDIFACT.

 

Depuis avril 2020, toute entité publique de l’Union européenne a l’obligation d’accepter des factures électroniques constituées dans l’une des deux syntaxes XML ci-dessus. C’est donc aussi le cas de Chorus Pro en France pour le secteur public.

 

Cette norme contient 165 champs de données potentiels et intègre aussi toutes les règles métiers sur la présence de certaines données conformément à la réglementation fiscale européenne ainsi que les règles de calculs associées.

 

Elle fait appel à des listes de codes standardisés (appelés aussi métadonnées) et dispose d’outils de validation formelle pour chacune des trois syntaxes, qui sont en libre utilisation. 
Elle fait actuellement l’objet d’évolutions ou d’extensions visant à l’adapter à l’ensemble des cas métiers interentreprises, mais aussi à promouvoir son utilisation au-delà de l’Union européenne.
Elle peut aussi prendre la forme d’une pièce jointe à une facture PDF. On parle alors de facture hybride, comme c’est le cas du standard franco-germanique Factur-X (ZUGFeRD 2.1).
 

Factur-X, standard de facture hybride

Les travaux de standardisation des forums français et allemand de la facture électronique sont partis d’un double constat : i) la plupart des TPE-PME échangent des factures non structurées au format PDF, ce qui n’apporte que peu de valeur ajoutée et ii) la capacité de ces entreprises à produire des factures électroniques structurées est pour autant limitée. Il en résulte l’adoption d’un standard commun de facture hybride : Factur-X (ZUGFeRD 2.1), dont la mise en œuvre est simple et rapide, tout en permettant un traitement automatisé.

 

Concrètement, il s‘agit simplement d’enrichir les factures PDF classiques d’une pièce jointe, sous la forme d’un fichier de données, partiel ou complet, sous la syntaxe XML UN/CEFACT SCRDM CII de la norme EN16931. Cinq profils de données de facture ont été définis afin de s’adapter à chaque entreprise selon sa capacité à produire et traiter des données plus ou moins riches.

 

Factur-X est disponible sur Chorus Pro et auprès d’un nombre croissant de solutions privées.
 

 

Quels sont les solutions et canaux d’échange à ma disposition ?

Les factures émises à destination du secteur public doivent obligatoirement l’être via la plateforme Chorus Pro. Ce portail mutualisé, mis à disposition gratuitement par l’État, permet de disposer d’une date certifiée de dépôt et de statuts d’avancement de traitement. Il est également prévu que cette infrastructure évolue au regard des nouvelles exigences de facturation et de reporting prévues par l’administration fiscale à horizon 2023-2025.

De nombreux prestataires de services proposent par ailleurs des solutions de traitement collaboratif de la facturation électronique. Ces solutions permettent de structurer les échanges avec les contreparties économiques, dans le respect de la réglementation en vigueur, et potentiellement de celle à venir. La plupart d’entre elles sont interopérables, y compris avec des plateformes nationales comme Chorus Pro, ou bien intègrent le protocole CEF e-delivery ou d’autres initiatives de
« réseau de réseaux ».

Le Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) a ainsi publié une Charte d’interopérabilité qui définit les bonnes pratiques entre émetteurs, destinataires et leurs prestataires éventuels, pour un échange sécurisé de factures électroniques, conforme aux exigences réglementaires et respectueux du choix de chaque entreprise quant à la solution qu’elle souhaite mettre en œuvre.

Enfin, un nouveau message, appelé « Request-to-pay » (RTP), permettra bientôt aux fournisseurs d’envoyer à leurs clients une demande de paiement assortie d’une facture, et de suivre les étapes du processus, de l’acceptation jusqu’au paiement.
 

Plateformes nationales Chorus Pro et SDI

Depuis avril 2020, la directive 2014/55/EU impose à toute entité publique de l’Union européenne d’accepter les factures électroniques. Certains États membres, dont la France, ont pour ce faire choisi de s’appuyer sur une plateforme nationale concentrant les flux : il s’agit de Chorus Pro en France et de SDI en Italie (via laquelle doivent aussi transiter les factures interentreprises depuis 2019).

 

Ainsi, la plateforme Chorus Pro concentre les flux de factures électroniques vers toute entité publique (plus de 130 000 à fin 2020). Cela permet de disposer d’une date certaine de transmission, base des délais de paiements, mais aussi de statuts de traitement au-delà de la simple réception des factures. Enfin, avec plus de 850 000 entités privées connectées et 1 150 000 utilisateurs connectés, Chorus Pro constitue un annuaire des fournisseurs du secteur public. À mi-novembre 2020, plus de 135 millions de factures ont d’ores et déjà été traitées sur cette plateforme depuis 2017.

 

La plateforme Chorus Pro est accessible en connexion directe, via des API permettant une intégration dans des solutions d’entreprises, ou au travers d’un portail web national. Elle accepte les deux formats structurés XML de la norme EN16931, Factur-X, ainsi qu’un mode de dépôt de facture PDF simple qui nécessite une validation manuelle des données extraites.

 

Visitez la communauté Chorus Pro pour retrouver l’ensemble de la documentation utilisateur ainsi que l’offre d’accompagnement dédiée aux entreprises.
 

CEF e-delivery et PEPPOL

Afin d’accompagner le développement des marchés publics électroniques, la Commission européenne a financé un projet de création d’un protocole d’échange de documents de gestion et une première implémentation d’infrastructure via son programme « Connecting Europe Facility ». C’est ainsi qu’est né CEF e-delivery, dont la première mise en œuvre se dénomme PEPPOL (Pan-European Public Procurement On Line), qui s’est depuis étendu au-delà de l’Europe et du secteur public.

 

L’objet principal de ce protocole est de rendre les opérateurs de services interopérables grâce à un mécanisme d’annuaire distribué permettant : i) à chaque « point d’accès » du réseau de localiser automatiquement celui de son destinataire et ii) d’obtenir de ce dernier les contraintes ou exigences du destinataire en matière de formats, données ou règles spécifiques.

 

La communauté PEPPOL est composée de plus de 280 points d’accès, pour la plupart des prestataires de services. Elle est présente dans 31 pays, principalement en Europe, mais aussi au-delà (Singapour, Australie). Elle concerne surtout les échanges de factures vers le secteur public, mais tend à s’étendre aux échanges business-to-business (B2B), et plus largement à toute la chaîne logistique (supply chain) : commande, livraison, facture et paiement. Cette communauté participe également aux travaux de normalisation, notamment ceux relatifs à l’extension de la norme EN16931 à l’international et aux échanges B2B.
 

Request-to-pay (RTP) et facture électronique

La Request-to-pay est un nouveau message, qui permet au fournisseur d’envoyer simultanément sa créance avec la facture associée, ainsi que le détail des modalités de paiement à réaliser par le client.

 

Adressabilité des acteurs

 

Chaque acteur dispose d'une adresse électronique qui lui permet d’émettre et recevoir des RTP. Préalablement à l’envoi d’une RTP, un mécanisme d’enrôlement et d’activation permet aux acteurs de s’identifier mutuellement et de consentir à l’envoi/réception de factures en mode RTP.

 

Standardisation des messages et articulation avec les paiements

 

Tous les messages échangés sont standards (norme ISO). Ils permettent au fournisseur de transmettre une facture électronique qui donnera lieu in fine à un virement référencé, assurant ainsi la réconciliation et la traçabilité de bout en bout. Les informations utiles (objet, montant, etc.) ainsi que les préférences de paiement du fournisseur (date de paiement demandée, possibilité de paiement anticipé, etc.) sont transmises dans la RTP. En retour, le client indique son acceptation (ou son refus) de la créance et de la (ou des facture(s) correspondante(s) et la date à laquelle il planifie le paiement. À cette date, un virement contenant la référence renseignée par le fournisseur est exécuté, ce qui est primordial en matière de réconciliation.

 

Visibilité sur la progression du processus de validation et de paiement de la facture

 

Le fournisseur émettant une RTP est informé de la réception de celle-ci par le client, dès lors que ce dernier l’accepte ou la refuse. Il a également de la visibilité sur la date à laquelle le paiement sera exécuté. Il peut donc suivre pas à pas et précisément l’avancement du traitement de la facture par le client (réception, validation, paiement) et anticiper ainsi la réception des fonds sur son compte.
 

 

Quels points de vigilance dois-je observer lors du choix de ma solution ?  

En pratique, pour les factures structurées ou hybrides, les problématiques de format et de réseau d’échange sont prises en charge par les prestataires de services ou les éditeurs de logiciels. Lors du choix de la solution de facturation électronique, il convient néanmoins de : 

  • Vérifier les formats de facture supportés ;
  • Vérifier la profondeur du réseau couvert, c’est-à-dire le nombre de partenaires économiques qui peuvent être atteints, soit directement, soit par interopérabilité ;
  • Porter une attention particulière à la sécurité des échanges, et plus particulièrement à l’identification des partenaires commerciaux (Qui vérifie que les destinataires des factures sont bien les bons ? Comment ?) et à la confidentialité des protocoles d’échange entre prestataires de services ;
  • S’assurer que la solution respecte la réglementation en cours et celle à venir (notamment en ce qui concerne les dispositions relatives à la non modification de l’original fiscal dans l’échange, et à sa conservation) ;
  • Veiller à ce que la solution permette bien un partage des statuts de traitement entre les différents portails d’acheteurs.

En ce qui concerne les factures non structurées, si leur émission sous forme de simple PDF par courriel apparaît comme une solution pratique et pragmatique, elle ne permet pas en revanche de réelle optimisation ou accélération du traitement. Elle ne garantit pas non plus la bonne réception des factures. C’est pourquoi il est fortement recommandé : i) de basculer ces factures PDF au format Factur-X ou directement au format structuré suivant la norme EN16931 et ii) pour les entreprises qui privilégieraient dans un premier temps le format non structuré, d’être vigilant quant à la sécurité des échanges, par exemple en utilisant des accusés de réception.

Enfin, la facture électronique doit ainsi permettre une automatisation de bout en bout qui permet d’articuler la digitalisation de la facture avec la digitalisation du paiement à l’aide de moyens de paiement performants et entièrement dématérialisés comme le virement référencé (normal ou instantané). Ce référencement du virement assure une réconciliation avec sa facture d’origine et permet même un lettrage totalement automatisé. Cette articulation et cette automatisation de bout en bout constituent un enjeu majeur et, à cet égard, la RTP est justement là pour combler cette absence d’articulation automatique entre l’accord sur la facture et le paiement numérique lui-même. 

De ce fait : 

  • la facturation électronique, sa transmission et son suivi au travers de statuts partagés avec un archivage probant,
  • le paiement digital référencé avec des règles de consentement et de déclenchement automatisé,
  • la réconciliation et son lettrage en back-office grâce au référencement entre la facture et son paiement,

…sont autant de conditions que la solution devra satisfaire pour garantir une automatisation de bout en bout complète et sécurisée.
 

Les bonnes questions à poser avant de choisir sa solution de facturation électronique

Conformité

  • Votre solution est-elle conforme aux exigences réglementaires qui me sont imposées ?
  • Quels sont les contrôles réglementaires et métiers implémentés dans votre solution ?

 

Atteignabilité, réseau

  • Quel est la taille de votre réseau : volumétrie traitée, principaux clients et fournisseurs atteignables ?
  • Êtes-vous interopérable avec d’autres solutions, et si oui lesquelles ?
  • De quelle manière mes clients et fournisseurs peuvent-ils interagir avec votre solution ?
  • Votre solution permet-elle d’émettre, recevoir et suivre le traitement de TOUTES mes factures ?

 

Mise en œuvre

  • Quels sont les prérequis techniques et organisationnels pour utiliser votre solution ?
  • Est-ce compatible avec ma solution de gestion ?
  • Quels sont les charges et coûts d’intégration sur les plans matériel et humain (formation de mes équipes et accompagnement de mes partenaires commerciaux) ?

Fonctionnel

  • Comment votre solution fonctionne-t-elle?
  • Votre solution permet-elle à mon expert-comptable de continuer à traiter mes factures et déclarations ?
  • Proposez-vous une gestion collaborative des factures, permettant le partage des statuts avec mes partenaires commerciaux ?
  • Comment incitez-vous vos clients à publier des statuts de traitement ?
  • Quels sont les outils de pilotage et de reporting que vous proposez ?

Fiabilité

  • Avez-vous fait l’objet de qualifications sur vos méthodes et procédés ?
  • Quelles garanties proposez-vous concernant la conformité et l’archivage ?
  • Quelles sont vos références ?
     
Interopérabilité

De quoi s’agit-il ?

 


L’interopérabilité entre les solutions/plateformes est un sujet majeur pour le déploiement des factures électroniques. Rendre deux solutions interopérables nécessite des efforts à plusieurs niveaux, pour des résultats contrastés :

  • Normalisation : la définition de standards communs, tels que la norme EN16931 et ses évolutions ou dérivés comme Factur-X, constitue une avancée significative. Il existe néanmoins de nombreux autres formats, proches mais avec des spécificités sectorielles ou par communautés (notamment EDIFACT et UBL).
  • Atteignabilité : la capacité à savoir comment et où joindre ses correspondants. Ce processus est à l’heure actuelle essentiellement manuel, mais parfois intégré pour les utilisateurs d’une même plateforme. Comme pour la téléphonie, il ne peut y avoir d’interopérabilité sans un annuaire partagé/distribué et une gestion sécurisée de l’identification des utilisateurs.
  • Transmission : la capacité à échanger, de façon sécurisée et automatisée. Cela inclut aussi les accusés de réception techniques et la gestion des erreurs et reprises.
  • Gouvernance : la responsabilité et le périmètre d’action de chaque acteur dans le schéma d’interopérabilité.

 

À ces caractéristiques peut aussi être ajoutée la capacité à partager les statuts de traitement des factures au travers de messages complémentaires normalisés ; cette fonctionnalité est en cours de déploiement.

 

Enfin, il s’agira à terme de permettre aussi une portabilité, c’est-à-dire la capacité à changer de prestataire sans affecter le paramétrage existant.

 

On distingue classiquement quatre modèles d’interopérabilité :

  • Modèle 2 coins, ou peer-to-peer (P2P), où chaque couple se connecte de façon spécifique (échange de données informatisé – EDI – traditionnel).
  • Modèle 3 coins, où tous les membres communiquent via une même plateforme. Son choix est souvent dicté par l’acheteur à ses contreparties. L’interopérabilité est alors possible de façon intégrée ou bien manuellement sur des portails.
  • Modèle 4 coins, lorsque les solutions de l’émetteur et du destinataire sont interopérables pour l’échange des factures, mais aussi potentiellement pour le partage des statuts de bonne réception ou de traitement.
  • Modèle 5 coins, apparu plus récemment, dès lors qu’un acteur central organise les échanges entre les points d’accès, comme ceci peut être le cas pour des plateformes nationales (Chorus Pro en France, SDI en Italie).
     

 

Pour en savoir plus :

Contactez le correspondant TPE-PME de votre région.

Pour approfondir le sujet, le site du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE).

La documentation et l’offre d’accompagnement à l’utilisation de la plateforme Chorus Pro sont disponibles sur le site de la communauté Chorus Pro.

L’exécution des paiements, leur suivi et leur comptabilisation sont des étapes clés de la facturation. De fait, les experts comptables et les établissements financiers sont aussi des interlocuteurs en mesure de vous procurer un accompagnement.

 

 

Updated on: 04/28/2021 13:47